Znacznik czasu nie jest niezbędny w procesie walidacji, jednak jest bardzo przydatny, gdyż uwalnia użytkownika od konieczności wykazywania/posiadania dowodu istnienia podpisanego dokumentu w danym czasie.
Jeśli dokument nie jest oznakowany czasem, a użytkownik nie posiada wiarygodnych danych dowodowych dotyczących daty podpisania dokumentu, usługa walidacji Cencert przyjmie jako datę dowodu istnienia podpisanego dokumentu datę bieżącą, gdyż przedstawienie dokumentu do walidacji jest jednocześnie dowodem jego istnienia. W przypadku dokumentów bieżących tj. podpisanych certyfikatem znajdującym się w okresie ważności takie postępowanie jest na ogół wystarczające.
Certyfikaty unieważniane są stosunkowo rzadko, a więc walidacja zakończy się zapewne wynikiem pozytywnym. Inaczej sprawa wygląda, jeśli walidacji poddany zostanie dokument historyczny, czyli podpisany certyfikatem, który w chwili walidacji znajduje się poza okresem ważności.
Oprogramowanie usługi walidacji Cencert GetValid, podczas wprowadzania dokumentu do walidacji, sprawdza, czy podpisy oznakowane są czasem i jeśli nie, to proponuje wprowadzenie takiej daty przez użytkownika wskazując przedział czasu w jakim powinna leżeć, aby uzyskać jednoznaczny wynik walidacji. Należy jednak pamiętać, iż w przypadku sporów sądowych potencjalny ciężar udowodnienia poprawności tej daty spoczywa na użytkowniku wykonującym walidację. Brzmi to groźnie, ale prawdopodobieństwo, że ktoś będzie wypierał się faktu elektronicznego podpisania dokumentu i przesłania go do odbiorcy w określonym czasie jest raczej niskie, a pozostawione ślady (w szczególności fakt posiadania podpisanego dokumentu przez odbiorcę) są trudne do zatarcia. Można więc przyjąć, że dowód czasu istnienia dokumentu pochodzący z zapisów systemów komputerowych ma wystarczającą siłę.
Data dowodu istnienia podpisu – przykład
W przypadku gdy posiadany dokument nie jest oznakowany czasem, należy użyć innych danych dowodowych potwierdzających datę istnienia podpisanego dokumentu, tak bliską momentowi jego podpisania jak tylko to jest możliwe. Taką datą może być: czas przyjęcia dokumentu na biuro podawcze, czas nadania przesyłki pocztowej z nośnikiem zawierającym dokument czy data i czas otrzymania maila zawierającego dokument.
